Organizacja konferencji to wyzwanie, odpowiedzialność, ale także szansa dla danej organizacji bądź firmy na rozwój lub zjednanie sobie sponsorów. Żyjemy w czasach, gdzie najdrobniejsze detale mogą zaważyć na ocenie i odbiorze danego przedsięwzięcia, dlatego poniżej znajduje się kilka krótkich, ale treściwych punktów, które pomogą w zorganizowaniu takiego wydarzenia.
Zamysł działania
Planując ważne wydarzenia, w tym również konferencję, musimy uzmysłowić sobie jaki ma mieć ona charakter, czego dotyczyć i jakich gości chcemy na nią zaprosić. Ważne jest także, aby, jeśli rozsyłamy zaproszenia (czy to drogą mailową czy tradycyjną), pamiętać o wspomnieniu w treści, czy jest to event firmowy, konferencja naukowa lub mniej formalne spotkanie. Miło byłoby z naszej strony w taktowny sposób określić obowiązujący dress code.
Szczegółowy plan konferencji
W zależności od formy wydarzenia, należy rozpisać poszczególne etapy spotkania. Jeżeli chodzi o eventy mniej formalne, wystarczy poglądowo opisać czego spotkanie dotyczy i jak długo potrwa. Jeśli natomiast zebranie należy do tych o wyższej randze, plan powinien zawierać szczegółowy harmonogram i opis zarówno głównego tematu spotkania jak i tego, co zaplanowano po nim. Można także pokusić się o stworzenie listy potencjalnych sponsorów, jeśli planujemy wręczyć gościom pakiety upominkowe.
Właściwy termin
Ustalając datę konferencji, należy wziąć pod uwagę jakich gości chcemy na nią zaprosić i czy ich kalendarze spotkań nie pękają w szwach. Aby mieć pewność, co do ich obecności, takie wydarzenie powinno się planować nawet na rok wstecz, aby każdy z zaproszonych mógł wpisać sobie dany termin w kalendarz i tym samym zmniejszyć ryzyko nieobecności. Pod uwagę należy wziąć również czas trwania konferencji, gdyż sugeruje się, że te powyżej 300 osób potrzebują nawet dwóch dni na pełną realizacją założonego planu działania.
Budżet konferencji
Finanse są bardzo ważnym aspektem planowania jakiegokolwiek wydarzenia. Ważne jest dokładne określenie najważniejszych aspektów konferencji, aby zminimalizować koszty. Dobrym pomysłem jest znalezienie sponsora, aby ograniczyć koszty, poprzez np. zwiększenia liczby uczestników. Podczas poszukiwania odpowiedniego miejsca na zorganizowanie konferencji, warto zwrócić uwagę, czy wybrany przez nas obiekt oferuje bezpłatne udostępnienie sali konferencyjnej w zamian za np. zarezerwowanie określonej liczby noclegów lub własny catering.
Odpowiedni catering
Często zdarza się, że miejsca w których odbywają się konferencje, oferują catering, który zazwyczaj obejmuje lokalne dania i produkty. Jeżeli takiej usługi nie ma, należy wybrać odpowiednią firmę cateringową i przemyśleć jakie posiłki i w jakiej ilości chcemy zaserwować naszym gościom. Jeśli jest taka możliwość, warto skorzystać z dań serwowanych na miejscu konferencji. Miejscem godnym polecenia jest Restauracja Esterante, należąca do hotelu Estera: https://hotelestera.pl/, gdzie oprócz skosztowania wykwintnych posiłków, goście mogą spędzić miło czas w podróży biznesowej.
Gdzie zorganizować konferencję?
Najważniejszy czynnik planowania i organizowania konferencji. Nie jest powiedziane, że miejsce to musi znajdować się w samym centrum miasta lub wręcz przeciwnie, odizolowane od cywilizacji, co może spowodować problem z dojazdem – na co trzeba zwrócić uwagę. Dobrze byłoby, aby miejsce spotkania nawiązywało do tematu konferencji i po zakończonym evencie, było pozytywnie wspominane przez gości. Należy pamiętać także o wyposażeniu wybranego miejsca. Czy posiada ono noclegi w tym samym budynku co sala konferencyjna, czy na wyposażeniu znajdują się głośniki, rzutnik lub tablice interaktywne. Jednym z takich miejsc, które posiada wszystkie te udogodnienia jest sala konferencyjna na Kazimierzu, w Krakowie. To doskonałe miejsce do zorganizowania zarówno konferencji firmowych jak również kameralnego spotkania w niewielkiej grupie. W zależności od preferencji, obsługa hotelu przygotuje odpowiedni układ sal. Uczestnicy konferencji będą mogli także zapoznać się z kuchnią tamtego rejonu.
Organizowanie konferencji to w obecnych czasach jeden z ważniejszych elementów biznesu. Ich charakter i połączenie spotkań towarzyskich z relacjami biznesowymi, pomaga w budowaniu relacji pomiędzy klientami oraz pracownikami. Takie eventy są doskonałym sposobem na wymianę poglądów, wiedzy i zawiązywania nowych znajomości, które mogą przełożyć się na owocną współpracę, między uczestnikami danej konferencji. Są również miejscem do przedstawiania nowych produktów i usług, które jeszcze nie weszły na rynek. Daje to możliwość poznania opinii uczestników i dzięki temu szansę na dopracowanie towaru, tak aby mógł zostać pozytywnie odebrany przez większą ilość osób, gdy już wejdzie na rynek.
